Hóa đơn điện tử là gì và nó hoạt động như thế nào?

Posted on Thứ Ba, 30 tháng 8, 2022

 

Hóa đơn điện tử , hoặc Hóa đơn điện tử, là một sự thay thế hợp pháp và tài chính cho hóa đơn giấy. Hệ thống công nghệ này đã trở thành hiện thực do các quy định bắt buộc ở tất cả các khu vực trên thế giới. Tuy nhiên, bất chấp sự mở rộng của nó, vẫn có sự nhầm lẫn về ý nghĩa thực sự của hóa đơn điện tử.



Quan niệm sai lầm chính là bất kỳ hóa đơn nào được gửi và nhận bằng phương tiện điện tử đều là hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, ngoài điều kiện này, một loạt các yêu cầu phải được đáp ứng để chuyển đổi tài liệu kỹ thuật số thành một tài liệu thay thế có các thuộc tính pháp lý và tài chính giống hệt như các thuộc tính được cấp cho đối tác giấy của nó.

Hóa đơn điện tử được coi là chứng từ gốc hợp lệ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện chính:

·         Định dạng hóa đơn: Cần có định dạng hóa đơn kỹ thuật số có độ phức tạp lớn hơn hoặc thấp hơn (EDIFACT, XML, PDF, X12 ...).

·         Truyền điện tử: Cần phải truyền qua điện thoại. Nó phải bắt đầu từ một máy tính và được chọn bởi một máy tính khác.

·         Tính toàn vẹn và tính xác thực: Tài liệu không thể bị thay đổi, do đó đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của nó.

Lập hóa đơn điện tử và cách thức hoạt động

Hóa đơn điện tử có một vài tên gọi khác, bao gồm cả lập hóa đơn điện tử và hóa đơn kỹ thuật số. Đó là quá trình thanh toán cho khách hàng của bạn bằng kỹ thuật số hoặc thông qua Internet, thay vì trực tiếp hoặc qua thư.

Tuy nhiên, việc số hóa hóa đơn giấy không giống như hóa đơn điện tử. Nếu bạn chụp ảnh hóa đơn giấy hoặc sử dụng ứng dụng để chuyển hóa đơn đó thành hóa đơn PDF, thì đó không phải là lập hóa đơn điện tử. Nếu nó không được phát hành dưới dạng điện tử và không bao gồm dữ liệu có cấu trúc mà máy có thể đọc hoặc trích xuất, thì đó không phải là hóa đơn điện tử.

Lợi ích của việc lập hóa đơn điện tử

Có một số lý do khiến bạn có thể chuyển sang lập hóa đơn điện tử, bao gồm:

Nói chung là tiện lợi và cải thiện năng suất. Các công ty có thể tránh nhiều giờ xử lý thủ công bằng cách sử dụng các mẫu để nhanh chóng tạo hóa đơn của họ để gửi điện tử và an toàn — cho dù họ ở đâu.

Xử lý hóa đơn tự động và không cần chạm. Các công ty lớn hơn thường xuyên gửi hóa đơn định kỳ có thể được hưởng lợi từ chức năng tự động hóa của lập hóa đơn điện tử, giải phóng nhiều thời gian hơn cho bộ phận phải trả tài khoản của họ.

Tổng kết

Việc áp dụng hóa đơn kỹ thuật số có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, tăng năng suất và tiết kiệm chi phí — đồng thời mang lại trải nghiệm khách hàng được cải thiện. Với một chút thời gian và nỗ lực, bạn có thể triển khai thành công hóa đơn điện tử và giữ chân khách hàng của mình trong suốt giai đoạn chuyển đổi.

Chúng tôi xin giới thiệu dịch vụ wedsite : Chữ ký số Bình Dương uy tín

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét