Lợi ích của việc lập hóa đơn điện tử

Posted on Thứ Ba, 30 tháng 8, 2022

 

Hóa đơn điện tử là cách tốt hơn để kinh doanh; nó rẻ hơn, nhanh hơn, ít sai sót hơn, hợp lý hóa trực tiếp vào quy trình kế toán của bạn và thân thiện với môi trường hơn so với hóa đơn trên giấy và kỹ thuật số. 

Các thiết bị điện tử được kết nối internet rất nhiều. Như đã nói, nhiều khả năng một số hoạt động và quy trình thường được thực hiện thủ công sẽ trở thành máy tính hóa. Tin học hóa các quy trình thủ công thường cho phép bạn tối ưu hóa doanh nghiệp của mình và cho phép doanh nghiệp hoạt động gần hơn với hiệu quả tối đa - và việc gửi hóa đơn cũng không phải là ngoại lệ đối với ý tưởng này.



Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử trong toàn bộ vòng đời của nó; điều này có nghĩa là việc tạo, gửi, thanh toán và lưu giữ sổ sách tài chính diễn ra thông qua một hệ thống máy tính từ đầu đến cuối. 

Tuy nhiên, điều này không được nhầm lẫn với hóa đơn kỹ thuật số, mà chỉ đơn thuần là một hóa đơn giấy đã được số hóa - rất có thể ở định dạng .PDF. Hóa đơn điện tử khác với hóa đơn kỹ thuật số vì hóa đơn kỹ thuật số yêu cầu con người ghi thông tin từ hóa đơn vào sổ sách - và đó là quy trình thủ công, không phải quy trình hoàn toàn điện tử / máy tính hóa.

Mặc dù thuật ngữ chung là 'hóa đơn', một hóa đơn điện tử hay còn gọi là Hóa đơn điện tử, dùng để chỉ các đơn đặt hàng, giấy ghi nợ, giấy báo có, điều khoản và hướng dẫn thanh toán và phiếu chuyển tiền hoàn toàn là điện tử - ngoài hóa đơn.

Thông thường, hóa đơn điện tử được gửi dưới dạng tệp .XML hoặc .CSV, tuy nhiên, hóa đơn điện tử có thể có nhiều định dạng tệp khác nhau hoặc dạng dựa trên web. Ví dụ: CurrencyPay cung cấp cổng hóa đơn điện tử, nơi người dùng gửi hóa đơn qua email bao gồm các liên kết thanh toán được nhúng. Các liên kết này cho phép thanh toán hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Ưu điểm của Hóa đơn điện tử

Khi bạn so sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy hoặc hóa đơn kỹ thuật số truyền thống - thực chất chỉ là lập hóa đơn giấy trên máy tính - bạn thấy rằng Lập hóa đơn điện tử đánh bại các phương pháp lập hóa đơn truyền thống trong một số lĩnh vực hiệu suất:

Phí tổn

Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể so với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Bằng cách sử dụng hóa đơn kỹ thuật số, bạn sẽ không cần phải trả tiền giấy in hóa đơn hoặc phí bưu điện cần thiết để bạn gửi hóa đơn cho khách hàng của mình. Liên quan đến hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử giúp bạn tiết kiệm chi phí trong một kế hoạch lớn vì sẽ mất ít thời gian hơn để dữ liệu của bạn được nhập vào sổ sách kế toán. Hóa đơn kỹ thuật số vẫn yêu cầu nhân viên nhập dữ liệu - một công việc tốn nhiều thời gian mà nhân viên phải được trả tiền (thời gian là tiền bạc!). 

Ví dụ, vào năm 2013, kho bạc Hoa Kỳ ước tính rằng nếu lập hóa đơn điện tử được triển khai trên các văn phòng chính phủ liên bang, nó có thể giảm 50% chi phí và tiết kiệm 450 triệu đô la hàng năm - và có khả năng những số liệu thống kê đó đã tăng lên kể từ báo cáo đã được phát hành (2013).

Hiệu quả

Người dùng hóa đơn điện tử thường thấy rằng Lập hóa đơn điện tử làm cho doanh nghiệp của họ - và khách hàng - hoạt động hiệu quả hơn và dễ dàng hơn. Hóa đơn điện tử có thể được tự động hóa để gửi các hóa đơn định kỳ, khách hàng của bạn có thể thanh toán chỉ bằng một cú nhấp chuột của họ và thông thường, Hóa đơn điện tử truyền trực tiếp vào sổ sách kế toán của bạn, giảm thiểu thời gian và (đôi khi) dữ liệu đắt tiền quy trình nhập cảnh.

Ý nghĩa của hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử)

Hóa đơn điện tử - còn được gọi là hóa đơn kỹ thuật số - là một tiến trình tự nhiên từ các tài liệu giấy kiểu cũ có thể được gửi đến bưu điện. Hóa đơn điện tử sẽ vẫn chứa tất cả các thông tin quan trọng cần thiết để xác nhận giao dịch và yêu cầu thanh toán từ khách hàng - nhưng thay vì in và gửi chúng qua thư, chúng sẽ được gửi dưới dạng điện tử đến người mua.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách người bán tạo hóa đơn sử dụng mẫu hóa đơn và gửi trực tiếp qua email hoặc nếu một doanh nghiệp lập hóa đơn cho doanh nghiệp khác

Tổng kết

Xem xét mức độ kinh doanh được tiến hành thông qua internet, sẽ không ngạc nhiên khi thấy ngày càng nhiều quy trình thủ công được máy tính hóa trong tương lai. Và khi nói đến lập hóa đơn, lập hóa đơn trên máy tính chỉ đơn giản là cách hiệu quả hơn để gửi hóa đơn; sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những cách dễ dàng nhất để tối ưu hóa quy trình thủ công thông thường. Vì vậy, nếu bạn chưa sử dụng Hóa đơn điện tử, thì bạn có thể sẽ muốn xem xét nó - đặc biệt nếu bạn đang muốn trở thành người dẫn đầu nếu ngành của bạn.

Chúng tôi xin giới thiệu dịch vụ wedsite : Chữ ký số Bình Dương uy tín

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét