Tìm hiểu mọi thứ về hóa đơn điện tử

Posted on Thứ Ba, 30 tháng 8, 2022

 Số hóa và hiện đại hóa các quy trình kinh doanh truyền thống là một trong những chủ đề quan trọng nhất của thời đại chúng ta. Với sự trợ giúp của e-billinging (hóa đơn điện tử), một phần quan trọng trong chuỗi giá trị có thể được tối ưu hóa và thậm chí tự động hóa. Dưới góc độ pháp lý, hóa đơn điện tử được xử lý giống hệt như hóa đơn “cổ điển”.



Nhiều công ty đang giải quyết các vấn đề về lập hóa đơn điện tử. Quy trình lập hóa đơn điện tử không chỉ là một tiêu chuẩn cần thiết mà còn được thúc đẩy bởi luật pháp (Chỉ thị Châu Âu 2014/55 / ​​EU). Bằng cách giới thiệu các quy trình lập hóa đơn điện tử, nhiều nguồn lực quan trọng như vật liệu, thời gian và ngân sách có thể được tiết kiệm. Ngoài ra, các giải pháp điện tử ít bị lỗi hơn đáng kể so với con người.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng chứng từ điện tử, không giống như hóa đơn cổ điển thường được phát hành dưới dạng giấy. Hóa đơn điện tử cũng được gửi và nhận ở định dạng kỹ thuật số này. Tuy nhiên, thuật ngữ lập hóa đơn điện tử không được định nghĩa một cách cứng nhắc. Nó được hiểu có nghĩa là cả hai: truyền tải các biểu diễn hình ảnh bằng các phương tiện vận chuyển đơn giản (ví dụ: PDF qua e-mail), nhưng cũng có nghĩa là truyền các định dạng phức tạp hơn bằng các phương tiện phức tạp (ví dụ EDIFACT qua AS2 ). Trong mọi trường hợp, thông tin được truyền đi có thể được xử lý tự động ở phía người nhận. Tùy thuộc vào loại tài liệu, các giải pháp DMS / OCR hoặc EDI được sử dụng để đảm bảo rằng các quy trình lập hóa đơn như vậy có thể được thực hiện suôn sẻ.

Lập hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?

Phát hành và nhận hóa đơn điện tử (lập hóa đơn điện tử) là một phần quan trọng của thuật ngữ bao trùm "EDI" (= Trao đổi dữ liệu điện tử). Thuật ngữ EDI bao gồm toàn bộ việc trao đổi dữ liệu điện tử (nội bộ và bên ngoài) của một công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm EDI, các định dạng hóa đơn khác nhau có thể được trao đổi tự động giữa các đối tác kinh doanh. Bất chấp việc đơn giản hóa và cải tiến các quy trình lập hóa đơn cổ điển, nhiều điều khoản và rào cản mới được thêm vào trong phiên bản điện tử.

Hóa đơn điện tử được trao đổi như thế nào?

Vòng đời của hóa đơn điện tử bắt đầu từ người gửi. Trong ví dụ này, chúng ta hãy lấy một công ty muốn phát hành hóa đơn điện tử cho một công ty khác.

Chuyển đổi: Trước khi người nhận nhận được hóa đơn, định dạng và kênh liên lạc thường được xác định trước. Trong nhiều trường hợp, đối tác kinh doanh quy định một tiêu chuẩn phải được tuân thủ. Bây giờ người gửi phải đảm bảo rằng dữ liệu cho hóa đơn được chuyển đổi từ hệ thống của chính người gửi (ví dụ: cơ sở dữ liệu hoặc ERP) sang một định dạng được xác định trước.

Thông tin liên lạc: Hóa đơn đã chuyển đổi hiện có thể được gửi đến người nhận thông qua một kênh liên lạc cụ thể. Sau đó, hóa đơn điện tử nhận được có thể được chấp nhận bởi công ty tương ứng và được chuyển sang hệ thống của chính công ty đó (ví dụ: ERP).

Tổng kết

Vậy các quy trình về hóa đơn số hoạt động như thế nào? Những thách thức, vấn đề, thuận lợi và khó khăn mà bạn gặp phải khi triển khai giải pháp hóa đơn điện tử? Tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về lập hóa đơn điện tử trong bài viết của chúng tôi.

Chúng tôi xin giới thiệu dịch vụ wedsite : Chữ ký số Bình Dương uy tín


Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét